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Gerencie seus emails de forma mais eficaz

O Email é uma forma rápida e eficiente de você se comunicar com clientes, fornecedores, concorrentes, empregados, entre outros. Mas se você não tomar certos cuidados, pode se tornar uma forma de desperdício de tempo em vez de uma ferramenta de produtividade. Recados de clientes, amigos, listas de discussão que você faça parte, notícias, assim como anúncios de seus  fornecedores e vários tipos de spam, podem facilmente encher sua caixa de entrada. Selecionar tudo isso pode consumir horas do seu dia. Além disso, a desorganização pode fazer você perder algo realmente importante que você queria ou precisava ler.

Você vai ganhar tempo e reduzir as chances de perder um email realmente importante seguindo essas dicas:

* Pare de assinar quaisquer newsletters ou listas de discussão que você não  costume ler

* Altere as configurações de suas listas ou grupos de discussão para que você receba apenas 1 email por dia contendo tudo que foi discutido

*  Use vários endereços de email. Tenha um para família e amigos, e outro para trabalho, por exemplo. (Se você recebe muitos emails pelo seu site, faça um terceiro endereço de email para seus contatos mais importantes e/ou sua equipe)

* Aprenda a configurar pastas no Outlook (ou no programa de emails que você use) e descubra como fazer o programa direcionar cada email recebido para sua respectiva pasta, baseado no assunto do email ou em outro dado qualquer. Você deve ter uma pasta para emails pessoais, uma para emails de seu site, outra para o endereço de emails que você use para os negócios mais  importantes e outra para as listas de discussão e revistas online que você assine.

* Use um bom programa anti-spam para enviar emails indesejados diretamente para a lixeira.

Em que parte do dia você é mais produtivo? Você é impaciente de manhã cedo e perde o pique depois do almoço? Você trabalha melhor no fim do dia ou a noite? Você aproveitará melhor a sua semana, e consequentemente a sua vida, se você entender o seu ciclo de produtividade e programar suas atividades de acordo com ele.

Se você é uma pessoa matinal, programe suas atividades mais complexas para de manhã cedo. Use a manhã para ajustar seu plano de negócios, analisar dados de venda, planejar a estratégia de marketing para o próximo ano, ou escrever a apresentação que você fará no mês seguinte. Deixe as atividades de rotina, como retornar ligações, pagar contas e responder emails para o meio da tarde, quando você está menos produtivo.

Para ter certeza de que você está usando a sua hora mais produtiva de forma eficaz, tire alguns minutos ao fim de cada dia para programar suas atividades do dia seguinte. Programe as atividades desafiadoras e de maior pressão como a primeira coisa que você fará na seu período mais produtivo.